Padang, gentaandalas.com – Peminjaman fasilitas gedung di lingkungan Universitas Andalas (UNAND) masih menyisakan persoalan di tingkat pelaksanaan. Meski pihak universitas menyatakan sistem peminjaman telah dilakukan secara digital, mahasiswa menilai praktik di lapangan belum sepenuhnya berjalan sesuai mekanisme yang ditetapkan.
Wakil Rektor II Universitas Andalas, Hefrizal Handra, menjelaskan bahwa peminjaman gedung saat ini dilakukan melalui aplikasi resmi yang disertai Standar Operasional Prosedur (SOP). Namun, ia mengakui masih terdapat kendala, terutama terkait kurangnya pemahaman mahasiswa terhadap sistem tersebut akibat sosialisasi yang belum optimal, khususnya kepada pengurus organisasi mahasiswa yang baru menjabat.
“Kalau mahasiswa tidak tahu, itu berarti memang perlu sosialisasi lagi. Apalagi pengurus-pengurus baru, wajar kalau belum paham,” ujarnya saat diwawancarai Genta Andalas, Senin (12/01/2026).
L, salah seorang mahasiswa yang menjadi panitia kegiatan, mengaku panitia telah mengikuti prosedur peminjaman, tetapi tetap mengalami kendala menjelang hari pelaksanaan acara. Menurutnya, gedung yang telah disepakati sebelumnya tiba-tiba dinyatakan telah lebih dahulu digunakan oleh unit kegiatan mahasiswa (UKM) lain.
“Awalnya kami sudah fix di satu gedung, tapi tiba-tiba malam sebelum acara, kami dipindahkan dengan alasan sudah dipakai UKM lain,” ujarnya saat diwawancarai Genta Andalas, Jumat (16/01/2026).
Akibat perubahan tersebut, panitia diarahkan ke ruang kelas yang berada di bawah kendali petugas kebersihan. L menilai ruang tersebut tidak layak karena kapasitasnya jauh lebih kecil dan tidak sesuai dengan jumlah peserta yang telah dipersiapkan.
Terkait persoalan bentrok jadwal peminjaman gedung, Hefrizal menegaskan bahwa kondisi tersebut seharusnya tidak terjadi apabila sistem aplikasi berjalan sebagaimana mestinya. Dalam sistem, jadwal yang telah terisi akan ditandai dan tidak dapat dibooking kembali.
“Kalau sampai ada double booking di hari dan jam yang sama, berarti ada persoalan. Bisa di aplikasinya atau di pelaksanaannya. Ini harus kita telusuri,” tegasnya.
Selain persoalan penjadwalan, Hefrizal menjelaskan bahwa penerapan sistem digital juga bertujuan menertibkan mekanisme pembayaran yang sebelumnya dilakukan secara informal langsung kepada petugas. Saat ini, seluruh proses pembayaran dilakukan secara resmi dan tercatat sebagai pendapatan universitas, sebelum kemudian disalurkan kembali sebagai honor petugas.
“Dulu bayarnya langsung ke petugas, kadang tawar-menawar. Sekarang kita tertibkan. Ini soal akuntabilitas,” jelasnya.
L juga menyoroti lemahnya koordinasi petugas di lapangan. Pada hari pelaksanaan acara, ia menyebut petugas kebersihan terlambat membuka Gedung Seminar F, sehingga kegiatan panitia terpaksa molor dari jadwal yang telah ditentukan.
“CS seminar F terlambat membuka gedung, jadi acara kami ikut molor,” ungkapnya.
Ironisnya, meski keterlambatan bukan disebabkan oleh panitia, L mengaku pihaknya justru diminta mengakhiri acara lebih cepat dari waktu yang telah disepakati sebelumnya.
“Kami malah diminta selesai lebih cepat, padahal waktu itu sudah disepakati dari awal,” katanya.
Menanggapi berbagai persoalan di lapangan, Hefrizal membuka ruang bagi mahasiswa untuk menyampaikan laporan dan temuan agar dapat ditindaklanjuti oleh pimpinan universitas. Ia menegaskan bahwa pimpinan tidak dapat memantau seluruh proses secara langsung setiap saat.
“Kami ini baru tahu kalau disampaikan. Kalau tidak, kami kira semuanya berjalan mulus,” ujarnya.
Ke depan, Hefrizal menyatakan komitmen universitas untuk terus melakukan evaluasi dan perbaikan, baik dari sisi aplikasi maupun SOP, mengingat sistem peminjaman gedung baru berjalan sekitar satu tahun.
Sementara itu, L berharap kesalahan-kesalahan teknis dalam peminjaman gedung dapat diminimalkan. Ia meminta pihak kampus lebih memperhatikan kinerja pegawai yang terlibat langsung dalam peminjaman serta melakukan pengecekan aplikasi secara menyeluruh sebelum memberikan persetujuan peminjaman.
“Semoga kesalahan teknis seperti ini bisa dikurangi. Pihak kampus tolong lebih memperhatikan pegawai yang bekerja dalam peminjaman gedung, dan juga mengecek aplikasi sebelum acc peminjaman, supaya kejadian seperti yang kami alami tidak terulang,” ujarnya.
Reporter: Alizah Fitri Sudira dan Oktavia Ramadhani
Editor: Nasywa Luthfiyyah Edfa
